毎日忙しいのは新規の仕事に惑わされているから


以前の記事でも書きましたように、中国で仕事を始めてから毎日タスクに追われて、気づいたら一日が終わっていて、今日は何をやっていたんだと思う日々を過ごしています。

振り返ってみると、その日にやろうと思っていたことに全く手をつけられておらず、どんどん遅れていく・・・。

そういう日々を過ごしているから家に帰ってからクタクタに疲れていて、自分のやりたいことであったはずの中国語の勉強や読書、ブログの更新なども後回しにしてしまう。

そんな悪循環の日々を過ごしてしまっている中で、少しでも仕事を効率的にこなせないかタイムマネジメント、スケジューリング関連の本をたくさん読んでいるわけですが、その中でもこれはいい!と感じた”マニャーナの法則”をご紹介したいと思います。

なぜやろうとしていたことがやれないのか

今日はこれをやろうと考えていてもなぜかそれが完了していないということが多くあると思いますが、そもそもなぜそのようなことが起こるのでしょうか。

それは「新規のタスク」が入ってきたときにそれを「その日の」ToDoリストに加えてしまうから。

仕事をしていれば、特に上司から仕事を頼まれることがあると思います。また、部下から報告が上がってきたり、同僚からこんな資料持ってない?というような問い合わせもあったりします。

このような依頼に対してあまりにも大変なことを除いて「OK!」と言ってその仕事に対応してしまうことが多いと思いますが、これが積み重なるとその日の時間を浪費してしまって自分のやりたかったことをやる時間がなくなってしまうというわけです。

また、あらたなタスクが発生するとそのたすくに気がとられて集中する先がころころ変わってしまいます。あれもやらなきゃ、これもやらなきゃという状態になって目の前の仕事にも集中しにくくなってしまいます。

メールもいい例で、メールを送る目的は何らかのタスクを他人にお願いすることなわけですからメールを見れば見る程、新しいタスクが溜まっていってしまいます。それら全てにすぐに対応していたらやりたいことに時間を使うことができなくなってしまいます。

こうなるとどれかのタスクを後回しにせざるを得ませんが、後回しにされるタスクはだいたい「めんどくさいなぁ」と感じていてなかなかスタートをきれないタスクだったりします。

新しいタスクは明日以降のToDoリストに入れる

それではどうすればいいのか。

マニャーナの法則では、本当に緊急なタスクを除いて新しいタスクは明日以降のToDoリストに入れるという対応を取ります。

当日のToDoリストには新しいタスクを追加しないということです。ToDoリストを変更のない固定されたリスト(クローズリスト)にすることでその日のタスクを確実に完了させるようにするのです。
(これに対して前述のような常に変更するリストをオープンリストと呼ぶ。)

「新しい仕事は明日やる」を基本にする仕事術。1日に発生する仕事を集めて類別し、翌日にまとめて処理する。こうすることで1日のバッファー・ゾーンを設けて仕事をする結果となる。マニャーナはスペイン語で「明日」の意味

引用元:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

クローズリストにすることでリスト内のタスクに集中できますし、「めんどくさいなぁ」と感じていた憂鬱なタスクを後回しにすることも少なくできます。

メールに関しても常に新しいメールが来る状況ではメールボックスをクローズリストとして管理できていないので、今日受け取ったメールは明日確認するとしてしまえばメールボックスもクローズリストにできます。

メールボックスを常に開いていると新しいメールがどんどんきますし、それが気になって返信に時間を要するメールは後回しにして新しいメールを開いてしまいます。そして返信がどんどん遅くなり、最悪の場合、そのメール自体を忘れてしまって、返信しなくなるということも起きます。

自分の管理しているリストをクローズリストにするように努めるというのがマニャーナの法則のキモということです。

本当に急ぎなら電話がかかって来る

わたしもここ2ヶ月くらいはこのマニャーナの法則を仕事に活用しています。

新規の頼まれたこと、メールを明日以降にまわすというのは少し抵抗がありましたが、意外と催促されることはありませんでした。

考えてみればその場でその仕事を完了してあげれば最高かもしれませんが、忘れられてやられないよりはいいと思いますし、あらかじめいつからそのタスクに取り組みますがよろしいですか?と確認を取るようになり、お互いに同意した上で仕事に取り組んでいるので進捗確認の問い合わせなども少なくなりました。

メールに関しても当日受信した物は翌日に確認するようにし、1日1時間集中して確認すると決めたおかげでメール返信を後回しにすることもがかなり減りましたし、メールを確認する時間も減って他のことをする時間が増えました。

メールを1日遅れで読むことで何か不都合があるかもしれないと思いましたが、周りは気づいていない様子です。(私は工場勤務なのでこれで問題ないですが、お客さんと直接やり取りをする場合は少し工夫が必要かもしれません・・・)

本当に急ぎの用事なら直接話に来るか、電話が来るのでメールはこういう感じで問題ないというのが今の感想です。

結局大事なのはコミットすること

私は自分自身が誰かに頼まれたりして新たにやって来るタスクに対して優先順位を必要以上に高くしてしまっているような気がします。

こいつはできると思われたいですし、仕事を断ることで嫌われるのを避けたいという気持ちがかなり強いのだと思います。

それでも意外と頼んだ本人にとってみたら今すぐでなくても問題ないことがほとんどで、むしろズルズル先延ばしにされる方が感じが悪いでしょう。頼んだ人も「あれどうなった?」と頻繁に確認したくないはずなので、いつから始めいつ頃出しますということをあらかじめ言っておいた方がおたがいに気持ちよく仕事ができるのだと思います。

こういうことはわかっていながらできていなかったのですが、このマニャーナの法則を取り入れてからは自然とそういう交渉ができるようになりました。

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