仕事を速く終わらせるにはタスクを早く終わらせるというだけではなく、どのくらいで終わるのかという意識を持たなければいけない


これまでもいくつか記事を書いていますが、仕事を早く終わらせるということについて多くの本を読んできました。

今回ご紹介する本も仕事を早く終わらせるにはどうすればいいのかという内容です。

タスクを早く終わらせることも大切ですが、その仕事自体がどうなれば終わりなのかをしっかりと意識することが私には足りていないのかなと思いました。

筆者はどういう考え方が必要だと言っているのでしょうか。

仕事が終わらない理由

本のタイトルにもなっていますがなぜ仕事が終わらないのか。本書ではその理由は以下の3つがあると書いています。

  1. 仕事を安請け合いする
  2. ぎりぎりまでやらない
  3. 計画を作らない

2:8の法則

本書の中で書かれている時間術は「ロケットスタート時間術」と呼ばれていますが、最も大切な考え方は【2:8の法則】だと思います。

2:8の法則とは初めの2割の時間でその仕事の8割を終わらせてしまうという考え方です。

たとえば上司から10日間でやってくれと仕事を依頼されたら、
①どれくらいかかるのか見積もるために2日使わせてもらう
②その2日をロケットスタート期間としてほぼ完成まで持っていく
③この2日でほぼ完成まで持っていけなかったら危機的状況としてスケジュールの見直しを依頼する。
という流れで進めます。

これは仕事軸でロケットスタート時間術を使っていますが、時間軸で1日の仕事も最初の2時間でその日の仕事を8割終わらせるというやり方も書かれています。

長期期間かかる仕事は10日から16日間ほどの期間で終わる単位まで分解し、それぞれに2:8の法則を適応します。

自分を振り返ると

この法則を読んだ時に私自身の仕事の取り組み方を振り返ってみました。

プロジェクト管理に関する本を多く読み、うまくいかないことが多いですが実践もしています。

以前紹介したマニャーナの法則を応用してメールをバッチ処理するようにし、ワーキングメモリーを消費せず、目の前の仕事に集中できるようにシングルタスクを意識しています。

これで自分でもある程度成果を感じられていますが、それでも終わっていない仕事が多く、なかなか完了になりません。(仕掛かりが多い)

このなかなか完了しない現状は<仕事を安請け合い>し、<計画を作らない>で、タスクをどんどん増やしていってしまっているということなのかなぁと思いました。

2:8の法則を適応しようと考えるとその仕事の全体像を考え、どこまでが8割なのかを考えないといけません。

とにかく近くにあることにかじりついて、モグラ叩き的に発生したタスクを片付けてしまう傾向にある私を戒めるような法則だと感じました。

2割の時間で8割終わらせるなんて!

一見無茶なことを言っているような法則ですが、そうするためにどうすればいいのかを考えるとこれまでにはないような発想で仕事をしないといけません。

タスクを素早く終わらせるだけではなく、そのタスクの量を少なくするための考え方として非常に参考になる法則だと思いました。

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