PDCAをうまく回すためにC(チェック)を自動でできるようにした。

自分の行動をうまく変えたいと思いながら、うまく変えられない。PDCAをうまく回せない。そんな状況をでしたが、PDCAを回すために集めた情報を自動で確認できるようにしてみました。


PDCAをうまく回す。よく聞くフレームワークですが、完璧に実践でいていると言える人も少ないのではないでしょうか。

そういう私もそうで、将来の目標があって、それに向かって進んでいくために日々やると決めたことをやっていきたいのですが、忙しかったり、疲れていたりしてできないことが多いです。

PDCAに関する本も読んできました。その中で4DXという手法がいいと思い、先行指標と遅行指標指に分けて目標値を定めて管理してきましたが、それも前述の理由でしっかりと管理できていない状態でした。

何よりも記録した数字を自分から見ない。だから振り返ることもないし、改善するきっかけも作れない。

だったら自動でその結果を見えるようにしようと考え、IFTTT、Workflow、GAS(Google Apps script)の3つを使って、先行指標の記録とレポート作成、定期的なレポート配信を自動で行えるシステムを作成しました。

先行指標は3つ

私の今のところの先行指標は以下の3つです。

  1. 読んだ本の数
  2. ブログ記事投稿数
  3. ギター練習時間

やはり仕事ではある程度大きな結果を残したいと考えています。そのためにはアウトプットの質と量を高めていく必要があると思います。そうするには、やはりインプットの質と量を高める必要があるのではないかと考え、一番数値化しやすい読書量という指標を決めました。

ブログについてもアウトプットを良くするためという目的と仕事以外で自分の幅を広げる手段として活用したいと考えています。ある程度影響力の高いブログを作っていくためには質もありますが、まずは量を増やさないといけません。そのため、ブログ記事投稿数を指標としました。

私の生活の中で一番わくわくするのはどういう時かというとそれは音楽を聞いたり、ギターを演奏している時です。ミュージシャンのライブ風景を想像するととても楽しい気分になります。演奏する側に回りたいというのが私の目標なのですが、現状の実力はまだまだです。音感だったり、即興能力、作曲能力などいろいろと高めたい項目はあるのですが、とりあえずは練習しかないだろうということでギターの練習時間を先行指標としました。

IFTTTとWorkflowで自動記録

以上の3つの項目をまずは自動で記録できるようにします。

①読んだ本の数
まずこれまで私は読んだ本の記録としてビブリアを使用していました。すでに何冊も記録していましたし、エクセルなど他の媒体に記録する機能がなかったのでWorkflowとIFTTTを使って読んだ本の情報をグーグルスプレッドシートに記録するようにしました。
Workflow:「ビブリア to Googleシート」
IFTTT: 「ワークフローから受け取った情報をGoogleスプレッドシートに追加する。」(こちらは参考でうまく動かないかもしれません・・・)

②ブログ投稿数
ブログはワードプレスを使用しています。ブログであればツイッターやデータベースなどを使って記録する術はたくさんあります。
ここでは一箇所に情報を集めるためにIFTTTを使って記事を投稿したらグーグルスプレッドシートにその情報を記録するようにしました。
IFTTT: ワードプレスで投稿したらその情報をGoogleスプレッドシートに記録する

③ギター練習時間
これが一番漏れやすいw
これもいろいろと方法はあると思いますが、私はIIFTTTのボタンという”Do Button”というトリガーを使って、startというボタンを押したらその時間をグーグルスプレッドシートに記録、Endというボタンを押したらその時間をグーグルスプレッドシートに記録するという方法にしました。
IFTTT: ボタンを押したらその時の時間をGoogleスプレッドシートに記録する

IFTTT DOボタン説明
IFTTT DOボタン説明

それぞれ別々のスプレッドシートに情報を集め、グーグルスプレッドシートの一つの関数である”IMPORTRANGE”という機能を使ってまた別のスプレッドシートに全ての記録をレポート形式にまとめを作成しました。

Google App Scriptでレポートを自動配信

ここがグーグルスプレッドシートに情報を集約した1番の理由なのですが、グーグルスプレッドシートはエクセルのマクロのようなプログラムを組むことができます。

この機能を使うとGmailを使ってメールを送ったり、文書をPDF化したり、Googleマップの地図を活用したりと本当に色々なことができるようになります。(これを無料でできるんだからすごいですね!)

このプログラムを使って前述のレポート形式にまとめたスプレッドシートをPDFに変換し、Gmailで指定のメールアドレスにそのPDFを送信するというプログラムを組みました。

ここまででレポートの自動配信が完了です。

実際に作ったレポートが以下のものです。

GASが本当に便利

私も最近、Google Apps Scriptを知ったのですが、これは本当に便利だと思いました。

レンタルサーバーを借りたり、プログラムの環境を整えたりしなくてもいいですし、なにより無料です。

多少の勉強も必要ですが、ちょっと検索すれば必要な情報はどんどん出てくるのでネット上で簡単に勉強できます。

情報は鮮度が大事だといいます。読書数が目標に至らなかったというレポートが送られてきてもそれが例えば一年前の情報だったら、その時の状況を覚えていないので、なぜ目標達成できなかったのかを分析できません。

鮮度が良い状態で情報を分析することが大事でそういう状況を作れていなかったのがPDCAをうまく回せていなかった一つの原因だと思っています。

今回のレポート自動配信化で先行指標を鮮度が良い状態で分析し、それぞれの目標を達成するために行動を変化させられるか試してみたいと思います。

(それぞれの詳しいやり方は別の記事で紹介しようと思っていますので乞うご期待w)

Posted from するぷろ for iOS.

コメントを残す