Googleスプレッドシートに集めた情報をGoogle apps Script(GAS)を使ってPDFにしてメールで自動配信する

Googleスプレッドシートに集めたデータからレポートを作成して毎週の自動でメールで送られるようにする方法です。

会社でもそうだと思いますが、KPIなどを一箇所に集めて定期的に確認している方が多いのではないでしょうか。

かくいう私もそうなのですが、ただ、データがまとまって報告書だったり、PPTになってからKPIを見ると「こんなに悪かったのか」とその時になって気づくということが多いのです。

その時になっていろいろと分析しようとしてもその期間分振り返ることになり、覚えていないことも多く、記録を遡るのに時間がかかります。

できる限りリアルタイムでこれらの情報を確認した方が分析の手間がなくなるわけですが、そのために自分からそのデータを毎日見るようにするというのも日々の業務に追われてなかなかめんどくさい。

ということで、できる限りリアルタイムで状況を把握するためにKPIを自動配信するという対策を考えてみました。

過去記事にありますようにプライベートでも数字を集計していますが、まずはこれを自動化をしました。Googleスプレッドシートの一つの機能「Google apps Script」を使うと簡単に実現できました。

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ギターの練習時間を自動で記録するWorkflow

IFTTTとWorkflowを使って今度はギターの練習時間を記録します。

ギター上手くなりたい!音感をもっと身につけたい!そのためにはもっと練習時間しなければ!と思ってるんですが、なかなか思うように練習できません。

平日は帰ってきたら早くて7時、遅くて10時。ご飯食べたりしていると時間がなかなかありません。そもそも疲れていてなかなかギターに手が伸びません。

それでもなんとか練習できるようにまずはWorkflowを使って練習時間を簡単に記録できるようにしました。

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ワードプレスで記事を更新したらその情報を自動でGoogleスプレッドシートに記録する

ブログを更新したらその情報をGoogleスプレッドシートに記録します。IFTTTを使うと自動です。

以前の記事でいろいろなことを自動で記録できるようにしたことを紹介しました。

今回はその中でワードプレスで更新した記事をGoogleスプレッドシートに自動で記録していく方法を紹介したいと思います。

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読書記録をWorkflowとIFTTTを使ってGoogleスプレッドシートに自動で記録していく方法

読んだ本の情報をビブリア、Workflow、IFTTTを使ってGoogleスプレッドシートに自動で記録する方法です!

最近はIoTという言葉も出てきている通り、身の回りのことを簡単に記録できるようになりました。

UPなどのウェアラブルガジェットを使ったり、iPhone単独でも歩数など測れますし、アプリを使えば、いろいろなことを記録できます。

データの収集がとても簡単になり、今後はそのデータをどのように加工するのかというところが大事なのかなと思っています。UPを使ってた時に思いましたが、データを記録するだけでその内容を分析して行動を変えていかなければ何の意味もありません。

記録したデータを行動を変えるためのデータに変えていく第一歩としてGoogleスプレッドシートを活用するのが今のところ良い方法なのではないかと思っています。

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先行指標を管理してやりたいことを習慣化する。

語学の勉強、資格の勉強、読書など毎日やりたいことがあるのになかなか取り組むことができない。何か良い方法はないのでしょうか。

語学や資格などキャリアアップのために勉強をしたいと思っている人は多いのではないでしょうか。

しかし、問題はやろうと思ってもなかなか続けることができないというところではないでしょうか。

私もいろいろと仕事のため、自分のためやりたいことがあるのですが、そのための行動がなかなかできません。

なかなか実行できないと悩んでいたところに”ある打ち手”を発見しました。

それが”先行指標”という考え方です。

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PDCAをうまく回すためにC(チェック)を自動でできるようにした。

自分の行動をうまく変えたいと思いながら、うまく変えられない。PDCAをうまく回せない。そんな状況をでしたが、PDCAを回すために集めた情報を自動で確認できるようにしてみました。

PDCAをうまく回す。よく聞くフレームワークですが、完璧に実践でいていると言える人も少ないのではないでしょうか。

そういう私もそうで、将来の目標があって、それに向かって進んでいくために日々やると決めたことをやっていきたいのですが、忙しかったり、疲れていたりしてできないことが多いです。

PDCAに関する本も読んできました。その中で4DXという手法がいいと思い、先行指標と遅行指標指に分けて目標値を定めて管理してきましたが、それも前述の理由でしっかりと管理できていない状態でした。

何よりも記録した数字を自分から見ない。だから振り返ることもないし、改善するきっかけも作れない。

だったら自動でその結果を見えるようにしようと考え、IFTTT、Workflow、GAS(Google Apps script)の3つを使って、先行指標の記録とレポート作成、定期的なレポート配信を自動で行えるシステムを作成しました。

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計画が計画通り進まないのは日常業務が原因だった。

仕事をしているといろいろな問題が見えてきます。

今月は不良率が高い。最近、経費がかさんでいる。納期遅れが多いなどなど。

その度に担当者での会議をセッティングして、何をやろうか考え、どう誰がいつまでにどのように対応するのかを決めます。

エクセルで綺麗にまとめて、よし!計画に沿ってしっかりとやっていこうと意気込みます。

しばらく経ってエクセルを見ながら進捗を確認するとみんな全然やってない・・・ということが発覚する。

中国に赴任して1つの部署を担当するようになってからこういう状況が本当にたくさんありました。

今回ご紹介したい本はまさにこんな状況を打破するための方法が書かれている本です。

なぜ計画が計画通り進まないのか。計画通り進めるにはどうすればいいのでしょうか。

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