仕事が終わらない人ほど「重要だけど緊急じゃない仕事」を少しずつこなした方が良い。【同僚にもやってほしい仕事効率化】

2021年8月9日洞察7つの習慣,仕事効率化,第２領域,緊急度重要度マトリックス

やることが多すぎて仕事が終わらない。もっと効率よく仕事をこなさないと・・・。

そんな風に思っている方は多いのではないでしょうか。

課されたタスクが多すぎて仕事が溜まって行く一方。残業しても終わらず、土日に仕事をしても終わらない。そんな毎日に嫌気がさして、気分が滅入る。寿命をすり減らして仕事をする、こんな毎日抜け出したい。

私もそう感じる日々を過ごしていました。

ただ、あることに気づいたらそんな毎日の中でもワクワクすることが増えて、効率も上がった気がします。

就職しておおよそ10年経ち、海外赴任もしていた私が実践して効果があったことを紹介していく「私の仕事効率化」。

今回は「重要だけど、緊急じゃない仕事」をこなす重要性について書きたいと思います。

重要度と緊急度のマトリックス

重要度と緊急度のマトリックスを見たこと、聞いたことがない人はいないと思います。

仕事を重要度が高いか、低いか、緊急度が高いか、低いかという2つの軸で分類し、どの仕事から行うのか、仕事の優先順位を決めるためのフレームワークとして広く知られたものです。

例えば、私の場合、定期的に開催されている会議が月末に集中してあるのですが、その資料作製の仕事があります。

資料の提出期限が決まっているので、提出期限が今週中ということであれば、「重要度が高く、緊急度が高い」ということになると思います。

逆に締め切りがまだまだ先だということになるのであれば「重要度が高く、緊急度が低い」ということになると思います。

また、業務上、なくてもいいけど何か資格を取った方が良い、というものがあれば、それも「重要度が高く、緊急度が低い」ということになります。語学学習などはそういうものに当たるのではないでしょうか。

忙しい人は重要で緊急な仕事しかない。

では、毎日残業しても仕事が終わらないという人が自分のタスクを分類したらどうなるでしょうか。

おそらく「重要であり、緊急である仕事」に分類されるものがほとんどでしょう。

私は5年ほど海外の工場に赴任して仕事をしていましたが、そのときはまさにそうでした。

多くの人から問い合わせを受け、それをこなす日々。「来週までに・・・」ということであればまだいいですが、「明日までに・・・」という問い合わせがいくつもあるのです。

そんな人がこの重要緊急マトリックスを使っても何も整理できません。

このマトリックスでタスクを分類しても、振り回されている現実に改めて気づくだけです。

いかに“重要だけど緊急じゃない仕事“をこなすかができるやつかどうかの分かれ目。

では、この重要緊急マトリックスは本当に忙しい人にとって何の意味もないことなのでしょうか。

いや、そうではなく、「重要だが、緊急でない仕事」を抽出して、どうにかしてその仕事をこなせないか考えることができるのでとても役に立つフレームワークだというのが私の考えです。

例えば、先程挙げた「語学学習」。

海外で仕事をしている時によく感じたのですが、語学を勉強する時間を取れないんです。

休日も疲れているのでゆっくり休んだりしたいんですよね。

そのため、その国の言語をあまりじゃべれないまま何年も仕事をしている人が結構います。

仕事はこなせると思うので、それはそれで否定はしませんが、その国の言語ができた方が効率が高いのは間違いありません。

それでも「重要であり、緊急である仕事」に振り回されて「重要だが、緊急でない仕事」に取り組めないんです。

語学学習をして仕事の効率を上げることで「重要であり、緊急である仕事」の数を減らせるはずなのですが、この様に「重要だが緊急でない仕事」というのは仕事の生産性を高めるための仕事というものが多いのです。

そのため「重要だが、緊急でない仕事」に取り組める人は生産性がどんどん高くなっていき、仕事のスピードと質が高まっていきます。

「重要だが、緊急でない仕事」にいかに取り組めるか、それがその人が仕事ができる人かどうかを左右すると言っても過言ではないと思います。

毎日、少しの“ワクワク感”が生まれる！

このことはビジネス書で有名な「7つの習慣」にも書かれています。

私はこの「7つの習慣」の考え方に沿った手帳術の本を読んでこのことに気づきました。

これらの本の中ではこの「重要だけど緊急じゃない仕事」の領域を「第２領域」と呼んでいるのですが、毎日忙しい中でもエクセルの関数を勉強したり、マクロを組んで統計作業を自動化したりしていました。

とは言いながら、それでも仕事に追われてびっくりする様に成果を上げられた訳ではないのですが、この「第２領域の仕事」を意識する様になってからは毎日の仕事の中でワクワクする瞬間が出てきたりしました。

先程申し上げた様に「第２領域の仕事」は生産性を高めるための仕事が多かったりします。

そういう仕事をこなしていくと生産性が高まったことを感じる瞬間があるんですが、その時に「俺もできるじゃん！！」と思うことができ、毎日憂鬱だった仕事の中に楽しく感じる時間が出てくるのです。

「第２領域の仕事」は自分のアイデアで仕事を効率化するものでもあり、自分でやろうと思ったことを実現させることになるので、ワクワク感が生まれるのだと思います。

まずは意識を持つ。そしてベイビーステップを決めて、少しの時間だけでも毎日取り組む

「第２領域の仕事」が重要なのはわかってるけど、それをやる時間が取れないから困っているんだよ、と思われる方が多いでしょう。

まぁそうですよね。

毎日「緊急であり、重要な仕事」をこなしきれずに困っているのに、時間を他のものに当てるなんて考えられないと思われるでしょう。

この状況をどう考えるかが「できるやつかどうか」を分けるのだと、私は思います。

すぐには結果が出ないけど、できる様になったら効果が大きいことに時間を費やすことを大事だと考えることができ、そのために時間を使うための行動を取ろうとするのかどうか。

まず、その意識を持つことが大事だと思います。

すぐに取り組めなくても、その意識を持つことができれば、いずれ「第２領域の仕事」のために行動できる様になると思います。

これは私がそうだったからです。先程紹介した「7つの習慣」に関する本を読んで、「すごい！」と感動しましたが、すぐにそういう行動は出来ませんでした。

それでもエクセルの勉強を始められる様になったのは「ベイビーステップを決めて、毎日決まった時間に少しだけでも取り組む」と意識する様になったからです。

「ベイビーステップ」とは「すぐにできる第一歩」のことで、私の場合は「メールを開かない」でした。

メールを開くと新しい情報がどんどん出てきてタスクが上書きされて、エクセルの勉強を始められなかったからです。

また、会社についてから始業まで30分くらいの時間があったのですが、この時間はメールを一切開かずに、絶対にエクセルの勉強をするということを決めました。

「メールを開かない」というのが私にとってはとても効果があったのですが、この2つを決めることで少しずつエクセルの知識が蓄積されて、色々な統計を自動化でき、上司からは「こういう統計はできないか」とデータ収集について相談されてもすぐにそれをこなす事ができるようになりました。

既に「緊急で重要な仕事」で振り回されているという方でも「ベイビーステップを決めて毎日少しだけでも取り組む」ということを意識されると「第２領域の仕事」に取り組むことができるのではないかと思います。

もうすこし具体的な方法についてこちらの記事にまとめましたのでぜひ合わせてご覧ください。

緊急重要マトリックスのエクセルやパワーポイントのテンプレート

この記事では緊急重要マトリックスの考え方について書きましたが、ネットで検索するとたくさんのテンプレートがあり、ダウンロードできるサイトがたくさんあります。

もし、テンプレートをダウンロードして活用したいという方はこちらのサイト様でダウンロードできます。

現状を変えるために

現状を変えるには何か行動しなければなりません。

仕事に振り回されていると現状を変えるための行動が取れなくなってしまいがちです。

しかし、現状を変えるための行動である「第２領域」の行動が取れないと振り回されっぱなしで疲弊していくだけだと思います。

そういう意味で仕事効率化の方法を知ることはとても重要だと思います。

私がこれまで取り組んできた仕事効率化のための方法を今後もご紹介したいと考えています。

私もスーパーサラリーマンで誰もが驚く様な結果を出してきた訳ではありませんが、そんな私が実践し、効果を感じることなので多くの方の参考になるのではないかと思います。

ぜひツイッターをフォローしていただき、引き続きチェックしてください！

よろしくお願いします。

Follow @yoshihiko_t