5Sの意味とは1番作業効率を落とす“探す”作業をなくすこと【私の仕事効率化】
5Sは工場に勤務している人はまず聞いたことがあるはず。
ですが、5Sってそんなに意味あるの？と思われている方、多いのではないでしょうか。
私も初めはそう思っていました。
ですが、最近になってとても大切な概念だと感じています。特に整理整頓の2Sはどんな人でもしっかりと行うべきものだと思います。
とにかくやることが多いと探す作業が億劫
おそらく多くの会社では共有のフォルダがあり、そこに共有必要な資料が置いてあったりすると思います。
私の会社でもそのように共有ドライブがあり、同じ部署の人間がその場所に資料を置いて共同で編集したり、共有したりしています。
また、資料をたくさん作っている人は自分の作った資料プロジェクト毎などに分けていると思いますし、調査用に集めた資料なども分類して保存しているのではないでしょうか。
このように集めた資料は多くなればなるほど目的の資料に辿り着くまで時間がかかるようになるのではないでしょうか。
いくつもフォルダを開けながら進んでいかなければなりません。
私は特に海外で勤務していた時に多かったのですが、とにかくやることが多いと、このフォルダを奥深くまで進んでいく途中で何を探しているのかわからなくなるんですよねw
頭がおかしくなっているとかそういうことではないんです。
目的の資料がどこにあるのかわからなかったり、場所はあっているはずなのにどのファイルかわからない。そうしているうちに次々と頭の中にやるべきことが浮かんできて「あ、あれを先にやらないと！！」と思うことがあったりするとそちらの作業を始めたりして、そういえばそもそも何をやろうとしていたんだっけ？みたいなことになることがありました。
“探す”作業のデメリット
ワーキングメモリーを消費する
“探す“という作業は頭の中に目的のものがある場所までのルートを頭に浮かべる必要があります。
そのルートを頭に浮かべながら他のことも考える、となるとそのルートとやろうとしている事を短期記憶の領域を使って覚えておかなければなりません。
短期記憶というのは覚えておこう意識していることで覚えておく能力であるワーキングメモリーが消費されていきます。
ワーキングメモリーについてはこちらの記事でも書いていますのでぜひご覧ください。
https://out-of-antenna.biz/productivity/off-email-alarmワーキングメモリーを消費してしまうとやるべき作業をするときに集中力を上げにくくなってしまいます。別の言い方をすると効率を上げにくくなります。
5Sができていないと探す作業が多くなってしまうのでワーキングメモリーが消費されて効率が上がりません。
いろいろなものが目に入って違う作業をしてしまう
探している過程では探している目的のもの以外のものも目に入ります。
人間は視界に入るとそのもののことを反射的に考えてしまいます。前述のリンク先の記事でも書いていますが、例えば、甘いモノを我慢している人が甘いもの図らずも視界に入れてしまうと甘いもののことばかり考えてしまって、結局我慢できずに食べてしまう、なんてことが起こります。
そのため、探しているときに目に入ったものから連想される違う仕事があったら、「あ、あれもやらなきゃ！」と思い出してしまい、元々やろうとしていた作業もありますが、それをおいといて思い出した別の案件に手をつけたくなってしまうのです。
この状態になったら意志の力で自分を抑え込む必要があり、意志の力を使おうとするとワーキングメモリーも消費してしまうので効率が上がりませn。
後回しにしてしまう
モノを探す作業というのはかなりイライラしないですか？
見つけたいものがなかなか見つからないわけですから。
そのような経験をしているとモノを探す必要がある業務が出てくるとその業務をやりたくなくなるので後回しにしてしまうことが多くなります。
後回しにすると締め切りギリギリでになり焦って作業することになるので十分な時間が取れず、結局、残業などをして焦りながら十分な集中もできない状態で業務を行うことになると思います。
こちらの記事にも書きましたが、業務を後回しにしてしまうと仕事が溜まって仕事が溜まっていく一方になるので良くない状態です。
探す作業をなくす方法
ここまで探す作業にどのようなデメリットがあるのか書いてきましたが、ここからは私が実践している探す作業をなくすための技をご紹介します。
エクセルでリンク集を作る
先ほど、共有フォルダを奥深くまで進んでいかないといけないという話をしました。
共有フォルダに保存されているファイルを開く機会を多い方であればエクセルでその場所へのリンクを一覧にしておき、一発で目的の場所まで進めるようにしておくのが良いです。
よく使うフォルダは決まっていると思うのでそのフォルダまでのパスをコピーしてエクセルのハイパーリンク機能を使ってリンクを貼ります。
フォルダのパスはフォルダを開いているウインドウの上部にそのウインドウのパス（URLのようなもの）が出ていると思うのでそれをコピーすればいいです。
このようにしておくことで目的の場所までのルートを頭に思い浮かべる必要がなくなるのでストレスが一気に減ります。
メールはフォルダ分けしない
過去に送られてきたメールを探す場面はたくさんあると思います。
そんな時もとても時間がかかると思います。
よくフォルダ分けして管理している人がいますが、私はフォルダ分けするよりは検索の技術を高めた方が探す手間を省けると思っています。
フォルダ分けすると検索対象から外れるケースがあったり、フォルダ分けてもいずれはその中にメールの数が多くなって、探す作業発生してしまうからです。
Outlookではメールボックスの上部に検索用のツールバーがあります。そこで条件指定で差出人や宛先、本文やメールタイトルでのキーワード検索などいろいろな条件で検索することができます。
メールはどんどん送られてくるものなので検索の技術を高めた方が目的のメールを早く探せると思います。
今やろうとしている業務に関係ないウインドウは閉じる
色々やることが溜まっている人に多いと思うのですが、一度に開いているウインドウがとても多い人がいます。
ある作業をやっていたら他の作業を思い出して、そちらの作業を始めたが、もともとやっていた作業を忘れないためにウインドウを開いたままにしておく。そういう感じでどんどん開いているファイルの数が多くなって知ってしまうのだと思います。
このような状態だと今やろうとしている作業をしていたのはどのウインドウだっけ？となり、「作業したいウインドウを探す」という作業が発生します。
これ自体も無駄ですが、ウインドウを一つ一つ開いて目的のファイルを探しているとまた関係ない作業を思い出してそちらを作業したくなってしまうのでいつまで経っても元々やろうとしていた作業を完了できません。
集中の行き先もいろんなところに向かってしまうので集中力も上がらず作業効率も上がりません。
そのため、今やろうとしている作業に関係ないウインドウは極力閉じた方が良いでしょう。
忘れるのが怖い方は手帳などにToDoリストを作成、そこにメモしておくのが良いです。
定期的に整理する時間を作る
おそらくこれができるかできないかが大きな一つの分かれ目になると思いますが、定期的に机の上やパソコン内のフォルダを整理する時間が作れるかどうかがとても重要です。
やることが溜まっている人はとにかく作業をこなさなければいけませんからそんなことをやっている暇はないと言いたくなると思いますが、整理する時間を取ると作業効率が上がる分けですから結果的に作業効率は上がります。
ですが、忙しいとそういう「緊急じゃないけど重要な仕事」に手をつけられないのです。
どんなに忙しくても1日5分など整理する時間を作った方がいいと思います。
「緊急じゃないけど重要な仕事」がいかに重要か、こちらの記事でも書いていますので合わせてご覧ください。
探す作業をなくしてスムーズな段取りを！
私もまだまだ探す作業が発生していますが、以上のことを実践して、以前よりも探す作業が少なくなっていると実感しています。
そうするとスムーズに仕事がすすめられていると感じることができ、以前よりも作業に没頭していると感じる時間が増えているように思います。
没頭できているかどうかは作業効率にとても深く関わってきていると思います。
パソコンのデスクトップが汚い人、机の上が散らかっている人、そういう人はぜひ試してみていただきたいと思います。
5Sに関する本も読んでみることをお勧めします。
現状を変えるために
現状を変えるには何か行動しなければなりません。
仕事に振り回されていると現状を変えるための行動が取れなくなってしまいがちです。
しかし、現状を変えるための行動が取れないと振り回されっぱなしで疲弊していくだけだと思います。
そういう意味で仕事効率化の方法を知ることはとても重要だと思います。
私がこれまで取り組んできた仕事効率化のための方法を今後もご紹介したいと考えています。
私もスーパーサラリーマンで誰もが驚く様な結果を出してきた訳ではありませんが、そんな私が実践し、効果を感じることなので多くの方の参考になるのではないかと思います。
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