計画が計画通り進まないのは日常業務が原因だった。

仕事をしているといろいろな問題が見えてきます。

今月は不良率が高い。最近、経費がかさんでいる。納期遅れが多いなどなど。

その度に担当者での会議をセッティングして、何をやろうか考え、どう誰がいつまでにどのように対応するのかを決めます。

エクセルで綺麗にまとめて、よし!計画に沿ってしっかりとやっていこうと意気込みます。

しばらく経ってエクセルを見ながら進捗を確認するとみんな全然やってない・・・ということが発覚する。

中国に赴任して1つの部署を担当するようになってからこういう状況が本当にたくさんありました。

今回ご紹介したい本はまさにこんな状況を打破するための方法が書かれている本です。

なぜ計画が計画通り進まないのか。計画通り進めるにはどうすればいいのでしょうか。

みんな”竜巻”に巻き込まれている

私は工場で働いているのですが、生産現場では毎日多くのルーティンワークや問題が発生しています。

不良の処理、急ぎのオーダーの処理、上司からの指示、定期的な会議、提出物などです。

この日常業務を本書では”竜巻”と呼んでいるのですが、計画通り物事が実行されないのはこの”竜巻”にみんなが振り回されているからだと本書は指摘しています。

緊急度と重要度という軸で仕事を分類する考え方は多くの人がご存知だと思いますが、この竜巻は基本的に「緊急であり重要だ」だと判断されることが多いため、みんなこれらを優先してしまうというわけです。(計画しているものは「重要だが緊急ではない」)

どうすれば計画を”実行”できるのか

竜巻は日常業務なのでなくすことはできません。

なので竜巻の中にいながらどうすれば計画を実行できるようなるのかを考えなければいけません。

その方法は最重要目標(本の中ではWIGと呼んでいる)にフォーカスし、先行指標をもってそれを管理するという方法です。

いろいろな会社でKPIという形で目標を設定し、いろいろなものを数字にして管理していると思いますが、これらの数字は日々の活動の”結果”です。

私の会社では不良率、使ったお金、生産性、実績リードタイムなど月次で数字を確認していますが、すべて”過去の数字”であり、これらの数字は外的要因なども関係しており、自分たちだけではどうしようもない部分があるので正直これらの数字を見てもどうすればいいのかがよくわからないです。

自分たちでコントロールできない部分があると外的要因を言い訳にして何もしないのです。

そこで先行指標を用いるわけです。

先行指標は上で上げたような結果でしかない数字(遅行指標)に影響を与え、自分たちのコントロールできる数字のことです。

私の場合でいうと生産性を良くするために「毎日一人10ロット生産する」という目標を決め、その「達成率」を先行指標とするということだと思います。

このような先行指標は自分でコントロール可能です。もし自分たちの持ち場に生産するものがなければ前工程に探しに行くなどの行動を取ることで目標を達成できます。自分でコントロールできるのであればゲーム感覚でそれをコントロールしようとするということです。

最重要目標に影響を与えることができる先行指標を設定することで竜巻の中でも最重要目標に集中できるようにするのです。

それでも竜巻に巻き込まれる

このような先行指標を設定し、関係者に共有し、みんなで先行指標を達成するぞ!と決心しても竜巻はとても強力なので、何もしなければ、これもまた忘れ去られてしまうと本書では書かれています。

ではそれを防ぐためにどうするのか。

それは先行指標を全員で見えやすい形(スコアボードという)にし、それを週に1回みんなで確認する会議(WIGセッション)を行うという方法です。

定期的に先行指標の達成具合を確認し、先行指標をより良くするためにどういったことを行うのかをチームみんなで確認するのです。

その会議の中では、①先週までやってきたこと、②来週行うことを各自が自分で決めて、それを報告します。

自分で決めて報告させることで責任感が生まれ、やらなければいけないという気持ちにさせるのです。ここでリーダーが「今週はこれをやってくれ」と言っていたら部下のモチベーションも下がるでしょうし、その部下がそのプロジェクトに責任を感じなくなってしまうので、なおさら竜巻に巻き込まれてしまうわけです。部下に”結果にコミット”してもらうということですね。

とにかくやってくれと言ってしまいがち

私も仕事をしていると思うように計画が進んでいかない。部下から文句ばかりでる。そういう状況に置かれることが多く、その度に「とにかく言う事をやればいいんだ」と言ってしまいたくなることが多くあります。

それでは物事が進まないことはわかっているので言いませんが、じゃあどうすれば計画が計画通り進むんだといつも考えていました。

今回ご紹介した本の中に書かれている4DXという手法はそんな私に1つの期待を与えてくれました。

日常業務(竜巻)が計画を狂わせる原因だということも目からウロコでした。

また、常々、KPIの数字は結果でしかない、その結果をコントロールするには過去の数字のではなく未来の数字を管理する必要があると考えていましたが、この先行指標という考え方も私の欲しかった考え方でした。

日頃からチームのみんなに自律的に動いてくれないかと思っていたのですが、4DXを実践できればそういうチームを作れそうな気がします。

まずは最重要目標をチームで確認し、先行指標はどのようなものがいいのかを一緒に考えてみようと思いました。

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