アプリだけじゃない!スマホで習慣化をサポートするおすすめの方法

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PDCAをうまく回す。よく聞くフレームワークですが、完璧に実践できていると言える人も少ないのではないでしょうか。

そういう私もそうで、目標があって、それに向かって進んでいくために日々やると決めて、やっていきたいのですが、忙しかったり、疲れていたりしてできないことが多いです。

PDCAに関する本も読んできました。その中で4DXという手法がいいと思い、先行指標と遅行指標指に分けて目標値を定めて管理してきましたが、それも前述の理由でしっかりと管理できていない状態でした。(4DXについては後述)

先行指標を決めて数字を記録しても記録した数字を自分から見ない。だから振り返ることもないし、改善するきっかけも作れない。

そこで自動でその結果を見えるようにしようと考え、IFTTT、Workflow、GAS(Google Apps script)の3つを使って、先行指標の記録とレポート作成、定期的なレポート配信を自動で行えるシステムを作成しました。

4DXとは

「実行のための4つの規律」を意味し、「7つの習慣」で有名なフランクリン・コヴィー社が取り扱っている一つのプログラムです。

「実行のための4つの規律」は、その竜巻(日々の多忙な業務)を制御するためのソリューションではなく、どんなに竜巻が吹き荒れる中でも、組織・チームが遂行すべき重要戦略を明確に捉え、フォーカスし、実行するための4つのルールです。

https://www.franklincovey.co.jp/training/s_4dx/

この考え方を知ったときは衝撃を受けました。

こちらの本を読んで初めて知ったのですが、この本の冒頭部はまさに私のことを書いていると思いました。

要約すると戦略を実行するためには以下の4つのプロセスに従う、と言っています。

  1. 最重要の戦略目標を明確にする。
  2. 目標に題して最もインパクトのある活動を指標化(先行指標)する
  3. 最重要目標と先行指標を常にもの前に置き(スコアボード)、勝てるゲームをマネジメントする。
  4. 毎週個々人のコミットメントを明確にする。

自分でコントロールできることを指標とし、それをいつでも見れるスコアボードに表示し、定期的にその数値が目標通り動いているのかを確認して行くわけです。

これがアプリに頼らない習慣化をサポートする方法です!

先行指標は3つ

ということで考えた私の目達成に向けた先行指標は以下の3つです。

  1. 読んだ本の数
  2. ブログ記事投稿数
  3. ギター練習時間

やはり仕事ではある程度大きな結果を残したいと考えています。そのためにはアウトプットの質と量を高めていく必要があると思います。そうするには、やはりインプットの質と量を高める必要があるのではないかと考え、一番数値化しやすい読書量という指標を決めました。

ブログについてもアウトプットを良くするためという目的と仕事以外で自分の幅を広げる手段として活用したいと考えています。ある程度影響力の高いブログを作っていくためには質もありますが、まずは量を増やさないといけません。そのため、ブログ記事投稿数を指標としました。

私の生活の中で一番わくわくするのはどういう時かというとそれは音楽を聞いたり、ギターを演奏している時です。ミュージシャンのライブ風景を想像するととても楽しい気分になります。演奏する側に回りたいというのが私の目標なのですが、現状の実力はまだまだです。音感だったり、即興能力、作曲能力などいろいろと高めたい項目はあるのですが、とりあえずは練習しかないだろうということでギターの練習時間を先行指標としました。

先行指標をIFTTTとショートカットで自動記録

先行指標を決めたもののこの数字をちゃんと記録できるようにしなければいけません。

手で記録していく方法でも良いと思いますが、私の場合は記録をし忘れる気がしました。

めんどくさいということもあったので自分が普段やっていることと自動でその行動が記録されるようにすれば良いのではないかと考えたのです。

そういう場合はIFTTTとiOSのショートカットを使って自動で記録が残るようにするのが便利です。

がっつりアプリを使ってしまっていますが、この仕組みは単独のアプリだけでは実現できないですし、効果は高いと思うのでまぁお付き合いください・・・。

以上の3つの項目をこのように自動で記録できるようにします。

①読んだ本の数
昔はビブリアというアプリに読書記録をしていたのですが、WorkflowがiOSに組み込まれてショートカットという名前に変更されてからIFTTTと連携ができなくなってしまいました。今はショートカットを使ってAmazonから本のデータを取得し、それをGoogleスプレッドシートに記録するという方法をとっています。

②ブログ投稿数
ブログはワードプレスを使用しています。ブログであればツイッターやデータベースなどを使って記録する術はたくさんあります。
ここでは一箇所に情報を集めるためにIFTTTを使って記事を投稿したらグーグルスプレッドシートにその情報を記録するようにしました。
IFTTT: ワードプレスで投稿したらその情報をGoogleスプレッドシートに記録する

③ギター練習時間
これが一番漏れやすいw
これもいろいろと方法はあると思いますが、私はIIFTTTのボタンという”Do Button”というトリガーを使って、startというボタンを押したらその時間をグーグルスプレッドシートに記録、Endというボタンを押したらその時間をグーグルスプレッドシートに記録するという方法にしました。
IFTTT: ボタンを押したらその時の時間をGoogleスプレッドシートに記録する

IFTTT DOボタン説明
IFTTT DOボタン説明

各Googleスプレッドシートのデータを一つのシートに収集

以上の方法で3つの先行指標が3つのスプレッドシートに保存されている状態です。

この状態では冒頭でも書いたように記録したデータを見ようとも思いません。

やはり見に行かないと見ない、というのはよくないです。絶対見ない。

であれば、データの一覧表が勝手に手元に届くようにすれば良いのです。

3つのスプレッドシートからデータを一つのスプレッドシートに集め、グラフにし、PDFにしてメールで自分に送るのです。

これがスコアボードです。

Google App Scriptでレポートを自動配信

ここがグーグルスプレッドシートに情報を集約した1番の理由なのですが、グーグルスプレッドシートはエクセルのマクロのようなプログラムを組むことができます。

この機能を使うとGmailを使ってメールを送ったり、文書をPDF化したり、Googleマップの地図を活用したりと本当に色々なことができるようになります。(これを無料でできるんだからすごいですね!)

このプログラムを使って前述のレポート形式にまとめたスプレッドシートをPDFに変換し、Gmailで指定のメールアドレスにそのPDFを送信するというプログラムを組みました。

ここまででレポートの自動配信が完了です。

詳しい方法はこちらのページで解説しています。

配信されたら振り返る

私も最近、Google Apps Scriptを知ったのですが、これは本当に便利だと思いました。

レンタルサーバーを借りたり、プログラムの環境を整えたりしなくてもいいですし、なにより無料です。

話を戻しますが、情報は鮮度が大事だといいます。読書数が目標に至らなかったというレポートが送られてきてもそれが例えば一年前の情報だったら、その時の状況を覚えていないので、なぜ目標達成できなかったのかを分析できません。

鮮度が良い状態で情報を分析することが大事でそういう状況を作れていなかったのがPDCAをうまく回せていなかった一つの原因だと思っています。

また、できていなかった、何がいけなかったのだろうと振り返る時間を作らないと自分の行動を変えようとしません。

振り返りの時間を作り、自分の行動を改めようとする。それが目標を達成するためにはとても重要だと思いますし、その時間をスコアボードのメールを受け取ることをきっかけに作るわけです。

私の方法は自分でやらなければいけない作業が多いので少しめんどくさいかもしれません。ただ、丸々コピーしなくても取り入れられる部分だけ取り入れていただければうれしいです。

大事なのは習慣化するための仕組み、考え方であり、それを自分のやり方に落とし込むことだと思います。

 

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