ルーティンワークは一覧のリストを作って管理すれば良い

段取りがもっとうまくできそう!

私は仕事の際、毎日Todoリストを作っています。

その時に毎日、毎週繰り返す作業は描くのがめんどくさいのでこれまでは書いていませんでした。

しかし、メールチェックなど意外と時間がかかるんですよね。

Todoリストに書く内容

私は週に一度抱えている仕事ややりたいことを整理しています。

それを見ながら毎日のTodoリストを作成しています。

これまで毎日同じ作業をこなすというより、複数のプロジェクトを同時に進めたり、プロジェクト自体を企画したり、ルーティンワークが少ない役割でした。

そのため、Todoリストに書く内容はプロジェクトで確認しなければいけない項目や企画のための資料作りなどでした。

しかし、Todoリストの内容が終わらない日が多く、その原因は誰かからの問い合わせなどもありますが、意外とルーティンワークでした。(つまり、ルーティンワークは意外と少なくなかったということですねw)

ルーティンワークに時間を取られる

ルーティンワークというと毎日やることから月に1回やることまでいろいろとあると思いますが、意外とくせものなのが月に1回やるような作業。毎月の報告書などですね。

締め切りまで時間があると思って先延ばしにしてしまい、締め切り直前になって慌ててこなすということが毎月のように起こっていました。

また、毎日に作業でもメール確認などでかなりの時間がとられ、私のこれまでの経験で大体ルーティンワークに2時間くらい取られている印象です。

ルーティンワークは定期的にやることですからTodoリストに書くのがめんどくさかったり、忘れていたりとなかなかその存在を見えるようにするのが出来ず、順序よくこなせないことが多かったです。

ルーティンワークをリストにまとめておけば良い

ルーティンワークで日々の仕事の少なくない部分を占められてい状況でそれを管理する方法があまりうまく出来ていなかったのですが、「残業ゼロのノート術」という本に書かれていた方法が参考になりそうです。

日々のルーチンは膨大にあるはずです。全て書いていたらいくらページがあってもたりません。書く時間も無駄になります。そこで私はルーチンは別の用紙に一覧にしてまとめています。(残業ゼロのノート術)

毎日やることだけではなく、週に一回のものや、月に一回のものも全て別の用紙1枚にまとめるそうです。

そして毎日のTodoノートには「ルーチン」とだけ書いておく。

そうすれば定期的に行うTodoをやり忘れることがないですし、毎日のスケジュールの中にルーチンを組み込むことができるのでその日のタスクを完了できなかったということを防ぎやすくなります。

また、この方法が使えると思ったのはそれぞれのルーティンを細かく分解して簡単なルーティンに分けることができると思ったからです。

例えば、毎月仕事の報告書を書かなければいけないとします。

その報告書を提出するのに月々のKPIやKPI達成未達成の原因説明、今後の見通し等を書くものだとすると毎週KPIの状況を把握してその分析を行っておけば報告書の作成がスムーズになるかもしれません。時間が経てば経つほど記憶が曖昧になり、原因をつかみにくくなるからです。

このように使うことができればルーティン自体にかかる時間を短くできるかもしれませんし、自動化や誰かに仕事を引き継ぐ時も便利です。

タスクを書き出すのは集中力を高めるため

そもそもTodoリストを書いていないという方もいらっしゃるかもしれませんが、人間の脳は集中の対象を次々と変えていくと疲れやすく、集中しにくくなるそうです。

「あれやらないと」「そういえばあれもやらなきゃ」とやることを忘れないことに集中していると作業に身が入らなくなると思います。集中できていない状態です。

それを防ぐためにやることをリストにしておくと上記のような状態は防げますし、目の前のやるべきことに集中できます。

そういう意味でTodoリストはとても効果のあるものだと思います。

そのTodoリストを書くことの効率化を図るための「ルーティンワークを一覧にしておく」というのも日々の仕事を高める良い手段なのではないでしょうか。

目の前の仕事をより効率よく進めるためには段取りをいかに行うかが大事だと思います。そういう意味でルーティンの取り扱いに関してとてもよいヒントを得ることができました。

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