仕事を早く終わらせるために1回で全て終わらせようとしない。【私の仕事効率化】
1つの仕事を終わらせるのに時間がかかりすぎている気がする。
そういう風に感じている方、多いんじゃないでしょうか。
私もそう思う事が多く、メール1本送信するのに1時間かかっている時があったりします。
「こんなに時間が経ったのに、これしかやってない？！」
そう思って愕然とするわけです。
あまりにもタスクが溜まりすぎて早くこなしていかないと追いつかないという時にこう言う事があるとイライラもしますよね。
そういうときに私が意識したことは「1回で終わらせようとしない」ということです。
シリーズ2回目の【私の仕事効率化】。今回は仕事を早く終わらせるための工夫についてお話ししたいと思います。
仕事を早く、というのはタスクを処理するスピードを速くするということとは違うと思うんです。
仕事に追われた海外勤務時代
私は2014年から5年ほど中国の工場に派遣され勤務していました。
海外で仕事をすると日本にいた時とは違い、管理職として幅広い仕事を任されるようになり、次から次へとやるべき事が増えていきました。
上司からの指示、部下からの問い合わせ、営業からの問い合わせ、設備投資からの生産ライン構築などなど。
本当に幅広く仕事をさせてもらってものすごい財産になったなぁと思いますが、当時はそんなことを思う暇もなく、次から次へと溜まっていくタスクをどうやって処理していけばいいのか悩んでいました。
1つのタスクを「1回で終わらせようとしない」
溜まりやすいタスクがどういうタスクだったのか考えてみると、そのタスクを完了させるために必要な作業が多いということもあると思いますし、さらになかなか手をつけられずにずるずる時間が経っていくという2つのタイプのタスクがあったように思います。
着手できずにずるずる後回しになっていくと結果的に完了するまで時間がかかってしまうわけですね。
こういうタスクを処理するために私が行った工夫は「1回で終わらせようとしない」ということでした。
作業量が多いタスクを着手から完了まで一気に完了させようとすると当然時間がかかります。
また、そういうタスクがあると、他のもっと短い時間で完了できるタスクを優先して処理したくなります。
そうすると本来やろうとしていたタスクを後回しにしてしまうのでどんどんタスクが溜まっていってしまいます。
そのため、大きなタスクをより細かいタスクに分けて着手しやすくすることでそのタスクが完全に完了していなくても少しずつ前進している状態にしようとしたのです。
具体的には以下のような流れで進めました。
タスクをいくつかのステップに分ける
まずはタスクを分解します。
例えば、「ブログ記事を書く」というタスクがあるとします。
私の場合はこの「ブログ記事を書く」というタスクを以下のように分けます。
- ネタを貯める
- ネタの中から記事にするものを選ぶ
- 本文を考える
- 必要な素材を集める（写真など）
- 関連するキーワードを集める（SEO対策）
- タイトルを書く
- 見出しを書く
- 本文を書く
それぞれ細かく内容の説明はしませんが、このように「ブログ記事を書く」というタスクを出来るだけ細かく分けます。
細かく分ける際、私は「ワンアクションで完了できる」サイズに分けることを心がけています。
この「ワンアクション」というのは人によって違うと思います。慣れていない作業ほど細かくなっていくと思います。
車の運転などを想像していただくとわかると思いますが、教習所で車の運転をする人にとっては車を運転することは「ブレーキを踏む」「エンジンをかける」「サイドミラーを見る」「バックミラーを見る」「ギアをアクセルに入れる」「アクセルを踏む」と非常に細かく考えると思いますが、慣れてしまえばこれらの作業は「車を運転する」という作業に集約されてしまいます。
最初の一歩「ベイビーステップ」を意識する
先ほど細かい作業に分けましたが、次は簡単にできる最初の一歩「ベイビーステップ」を決めます。
「ブログ記事を書く」というタスクの中で私にとっての「ベイビーステップ」は「2.ネタの中から記事にするものを選ぶ」です。
後述しますが、ネタはふとしたときにネタ帳に貯めているので「ブログ記事を書く」という作業から考えると2から始まるんですね。
何から始めるのか明確に意識しておくという事が大切だと考えていて、大体着手し始めてしまえば後はうまく流れていく事が多いように思います。
なかなか始められないタスクほどこの「ベイビーステップ」を意識して着手しやすくする事が大切だと思います。
締め切りに向けて大体いつやるのか考える
細かく分けた作業を見渡して締め切りに向けてどれをいつやるべきかを考えます。
私は毎週月曜日、火曜日、水曜日にこのブログを更新しようと決めています。
それぞれテーマを変えていますが、それぞれの曜日に「8.本文を書く」を終えるためにその前の段階をいつやっておくのかを大雑把に決めるのです。
ネタは先ほど書いたように普段から思いついたときに書き溜めるようにしています。考えよう！と思って考えていても出てこない事が多くあり、出てこないということは時間がかかるということですから、普段から思いついたときに書きためておき、記事にするネタを選ぶときにすぐに選べるようにしています。
月曜、火曜、水曜は実際にブログを執筆すること（6, 7, 8）に時間を使いますので、それ以外はその月曜、火曜、水曜までに終わらせるようにしています。
そうすることで実際に月曜日に記事を実際に書くときにスムーズに作業を進める事ができ、焦らず作業を完了させられていると感じます。
仕事を整理する時間を取るのが大切
仕事を細かく分けるのが大切だなんてわかってるけど、それができないから困ってるんだ！と思われる方も多いと思います。
たしかに私もそう思います。実際、この作業を分割するスタイルが自分に定着するまで2、3年くらい試行錯誤した思います。
もっと効率よくタスクを処理する方法はあると思うのでさらに試行錯誤はしていかなければいけませんが、習慣にするのはそう簡単なことではないと思います。
「タスクを細かく分ける」というタスクを行うための「ベイビーステップ」は「仕事を整理する時間を作る」ということじゃないでしょうか。
私は毎週日曜日に先週の振り返りと来週の予定を考えています。この来週の予定を考えるときに来週中に完了させようとしているタスクの内容を見て「ベイビーステップ」が明確じゃないと感じるタスクがあれば、細かいタスクに分解するという作業を行なっています。
立ち止まらずに、走りながらタスクを分解して何からやるのか考えるのってすごい難しいのではないでしょうか
なかなか着手できずにずるずると遅れてしまっているタスクが多いという方はその環境を変えるために何をしなければいけないのか、「ベイビーステップ」がなんなのか考えてみるのはいかがでしょうか。
現状を変えるために
現状を変えるには何か行動しなければなりません。
仕事に振り回されていると現状を変えるための行動が取れなくなってしまいがちです。
しかし、現状を変えるための行動が取れないと振り回されっぱなしで疲弊していくだけだと思います。
そういう意味で仕事効率化の方法を知ることはとても重要だと思います。
私がこれまで取り組んできた仕事効率化のための方法を今後もご紹介したいと考えています。
私もスーパーサラリーマンで誰もが驚く様な結果を出してきた訳ではありませんが、そんな私が実践し、効果を感じることなので多くの方の参考になるのではないかと思います。
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