メールはまとめて処理して仕事を時間通りに終わらせる【私の仕事効率化】

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気がついたら1日が終わって「今日は何をやってたんだろう、仕事が全然終わらない」そんな風に感じることないですか?

最近はそういうことも減りましたが、海外に赴任して仕事していた時期は毎日そんなことを思っていました。

仕事がどんどん溜まって行くのに全然処理出来ない。

今日一日、何をやっていたんだ・・・・。

そんな絶望する毎日を過ごしていたので個人でできる仕事効率化をたくさん実践してきました。

そんなかでもとても効果を感じていたのが「メールはまとめて処理する」という方法です。

今回はこの方法をご紹介したいと思います。

メールが1日150件から200件

かつて私は中国に赴任して仕事をしている時期があり、その時の忙しさが人生の中でピークでした。

とにかくいろんな方面から問い合わせや仕事の依頼がきてどんどん仕事が増えていく環境でした。

メールの数も多く、1日に受信するメールの数は150件前後で多い時は200件ほどありました。

これだけの数のメールを処理するだけでも時間がかかりますが、返信するなどメールを処理するだけでかなりの時間を使っていました。

仕事が終わらないのは緊急の仕事に振り回されているから

このような環境で仕事をしていますと、いくらタスクをこなしてもタスクがなくなることがなく、息つく暇もない感じでした。

時間があっという間に過ぎてすぐに1日が終わってしまいます。

そのたびに「今日は何をやっていたんだ」と自分を責め、仕事のプレッシャーに負けそうになる、そんな日々が続きました。

こういう日々を脱却するために私もいろんな本を読んで仕事を効率化する方法をたくさん勉強しました。

そんな時にある本を読んで目から鱗な情報がありました。それは「仕事が終わらないのは新しい仕事に振り回されているから」というもの。

次から次へと仕事が追加され、やろうと思っていたことを後回しにして新しく追加されたことをやってしまうから溜まった仕事が終わらないという考え方です。

当時の私はまさにその通りの状態でした。

この考えた方に触れてから私は自分の仕事のやり方を大きく変えていきました。

ちなみにこの本というのは「仕事に追われない仕事術」という本なのですが、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

メールは他人にタスクを追加させるためのもの

メールはタスクが追加される最たる例だと思いました。

メールというのは誰かに仕事をお願いしたいときに送るものですから、当たり前です。

当たり前ですが、私はそれまであまり意識していませんでした。

メールはタスク発生装置だったわけです。

「仕事が終わらない理由は新しい仕事に振り回されているから」だとすれば、メールを読んでいたらいつまで経っても振り回されっぱなしになるということですね。

ではどうすればいいのか、私は考えました。

そして閃きました。メールを読まなければいい。

そう相手からメールが送られてきても読まなければまだ私の仕事は増えません。そうすれば新しい仕事には振り回されません。

と、言いながら全く読まないというのは仕事放棄と同じですから「1日決まった時間だけメールを見る」というルールにしました。

繰り返しのタスクはまとめて処理した方がいい

「1日決まった時間だけメールを見る」というルールにすると、いろんなことがわかってきました。

冒頭で1日に受信するメールの量を書きましたが、このルールを追加するまで自分がどのくらいのメールを受信しているのかわかっていませんでした。(1日に受信するメールの数を把握している方って意外と少ないのでは?)

さらに1日に一回だけメールを確認するということはそのまとまったメールをまとめて処理することになります。

このまとめて処理するという行為も仕事効率化という意味では大きな意味があったと思っています。

メールを見るという行為を分解すると以下のような流れになると思います。

  1. メールソフトを開く(開いていたら選択する)
  2. 未読メールの内容を確認する。
  3. どのように対応するのか判断する
  4. 判断に従って処理する。
  5. 次のメールを見る
  6. 一通り見たらメールソフトを閉じる(最小化する)

1日に何度もメールを確認すると1から6までの流れを何度も繰り返すことになります。

しかし、まとめて処理して1日一回しかメールを確認しないようにすると2〜5をひたすら繰り返すことになるので動作を少し短縮できます。

また、1日に何度もメールを確認していると注意の先がいろんなところに向いてしまいます。

資料作りのことを考えていたと思ったら、お客さんからの問い合わせに注意がいき、次のメールを読んだら別の会議の資料のことを考えている、というように。

このように集中する先が増えるとワーキングメモリーを消費してしまい、集中できなくなっていってしまいます

ワーキングメモリーについてはこちらの記事にも書いています。

1日に一回しかメールを確認しないようにするとメールを見ていない時間はやろうと思っていたことに集中しやすくなります。

1つの作業をして集中力が上がるまで意外と時間がかかるものだと思います。

一つのタスクに集中しやすい環境を作ることでそのタスクを処理する速度も上がるので全体として作業効率が上がっていくような感覚になります。

メールをまとめて処理するための設定

メールを1日1回しか確認しないことに関するメリットについてご紹介してきましたが、具体的にそれをどのように実現したかもご紹介したいと思います。

こちらの記事に書きましたように人間は視界に入るとそのことが気になってしょうがなくなってしまいます。

そのため、メールソフトが画面のツールバーにあるだけで視界に入ってしまい、メールのことが気になってしょうがなくなってしまいます。

また資料を作成するときにメールの内容を確認しなければならない時もあるでしょう。

そのため、気持ちだけで実現できるルールではありません。

私はこのルールを守るためにメールソフトの設定を変えてリアルタイムでメールの送受信が行われないようにしました。

送受信が行われなければメールソフトを開いても新しいメールは読めないので新しいタスクが追加されることはありません。

多くの方は仕事でOutlookを使用されているかと思います。

Outlookで自動で送受信されないようにする設定についてはこちらのサイトでわかりやすく紹介されておりましたのでこちらを参照頂けたらと思います。

メールに振り回されず、一気に処理する。

いかがだったでしょうか。

毎日、仕事が終わらないと感じている理由の一つが新しいタスクに振り回されているからなのではないでしょうか。

新しいタスクが追加される最も多いタイミングはメールを読んでいる時です。

私は新しいタスクに振り回されないようにするためにメールをできるだけ読まないようにするという方法が有効だと実感しており、まとめて処理することによるその他業務の効率化というメリットもあると思います。

メールを読んでいないと怒られないかなと思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、メールで連絡される案件は本当に重大で緊急なことはありません。

そうであれば電話してくるはずです。

私はそういう考え方で1年以上仕事をしていましたが、メールの返信が特別遅いと言われたことはありませんでした。

メールソフトの設定を変えるだけで実践できますので一度試して見ていただくのも良いと思います。

現状を変えるために

現状を変えるには何か行動しなければなりません。

仕事に振り回されていると現状を変えるための行動が取れなくなってしまいがちです。

しかし、現状を変えるための行動が取れないと振り回されっぱなしで疲弊していくだけだと思います。

そういう意味で仕事効率化の方法を知ることはとても重要だと思います。

私がこれまで取り組んできた仕事効率化のための方法を今後もご紹介したいと考えています。

私もスーパーサラリーマンで誰もが驚く様な結果を出してきた訳ではありませんが、そんな私が実践し、効果を感じることなので多くの方の参考になるのではないかと思います。

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