集中力を維持するために通知は全てオフにする。【私の仕事効率化】
やらなければいけないことが多すぎて全然仕事が終わらない。
そう感じている方多いのではないでしょうか。
少しでも速く、多くのことを処理したいと考えている方が多いと思いますが、それって意外と簡単な工夫で改善できることもあると思います。
今回は私が実践して効果を感じている「通知をオフにする」という方法について書きたいと思います。
仕事に忙殺された海外赴任時代
これまでの記事を読んでくださっている方はご存知のように私は5年ほど中国に赴任していました。
工場勤務なのですが、やはり海外に出向して働くとなると仕事の裁量が大きくなり、やることも大幅に増えてしまいます。
毎日毎日タスクが溜まっていって何からやればいいのかわからない状態になっていました。
そういう状況の中では少しでも効率よく業務を処理していきたいと考えるのが普通だと思いますが、私も色々試しながらいろんな工夫をしてきました。
その中でとても効果を感じたのが「通知をオフにする」ということだったのです。
視界に入るとワーキングメモリーを消費してしまう。
例えば、会社のパソコンで使っているメールの通知のことです。
多くの方がそうだと思いますが、新しいメールを受信するとポップアップが表示されるのではないでしょうか。
なにか作業していてもポップアップで教えてくれるので便利と言えば便利なのですが、その通知を見てしまうと気になってしまい、作業を中断してそのメールを見てしまいませんか？
すぐに開かなくてもそのメールのことが頭に残ってしまい、そちらに意識を持って行かれるのではないでしょうか。
このように頭の中でいろんなことに注意を向けてしまうと脳のワーキングメモリーが消費されて脳が疲れてしまいます。
ワーキングメモリーとは短期記憶で脳の中に情報を蓄えておき、同時に処理する能力のことで、これは1日の中でどんどん消費されていくものなのです。
ワーキングメモリーを消費して切ってしまうと作業に集中できなかったり、注意散漫になりミスをしてしまうということが起きてしまいます。
脳は視界に入ったものがあると勝手に反応してそのことを意識してしまうので、新着メールの通知が視界に入ると、
- 「お、新しいメールだ」
- 「なんの件かな？」
- 「プロジェクトの進捗かな？」
- 「でも今は作業に集中しないと」
- 「後でみよう」
- 「でも急ぎだったらどうしよう」
などなど、色々と一瞬で思考してしまうのです。
このような細かな思考、どうするか選択しなければいけないという状況はワーキングメモリーを消費します。
メールの通知というのは勝手な情報を勝手に脳に届けてしまうので集中力を消費させてしまうものなのです。
生産性を上げるためにはシングルタスク
生産性を高めるにはシングルタスクが大事ということはよく言われていることだと思いますが、マルチタスクの場合、いろんなことを考えなければいけないのでワーキングメモリーを消費してしまうため、マルチタスクは良くないと言われているのです。
メールの通知をオフにするということはワーキングメモリーの消費を防ぐという目的があり、そうする事で目の前のタスクに集中できるようにし、仕事をシングルタスクで処理していくことを目的にした対応ということです。
同じように考えて、私はメールの通知をオフにする以外にも以下のことを実践していました。
未読件数なども表示されないようにする。
最近のメールソフトはデスクトップ上のアイコンの上に未読件数が表示されたり、新着メッセージがあるとそれがわかるような図形が表示されたりします。
それは目立つように工夫されていて、通知ほど直接的に視界に入らなくても、周辺視野で気づくくらいのインパクトはあります。
なので私はこういうものも一切表示されないようにしていました。
メールボックスが自動でメールを受信しないようにする。
新着メールの通知が出ないようにしてもメールを確認する時間はもちろんあります。
次から次へとメールが入ってきますので、さすがにメールボックスを見ていると通知がなくても新着メールに気付いてしまいます。
そうするといつまでも新しいメールをチェックしてしまい、タスクが溜まっていってしまいます。（実質的にメールが来た時点でタスクは増えてしまいますが、認識しているタスクが増えれば増えるほどワーキングメモリーを消費してしまいます。）
このような状況を防ぐために、私は毎日1回だけメールボックスが更新されるように設定しました。
そうすると新しいメールが視界に入ることがないので、今は未読メールを処理する時間と区切りがあるタスクになり、ワーキングメモリーの消費を抑えられます。
メールで送られてくる内容は基本的にすぐに対応しなければならないことはありません。
本当に急ぎであれば電話がかかって来るはずです。
私は工場勤務で顧客対応などはなかったということもあるかもしれませんが、このような対応にしてクレームがくることは一度もありませんでした。
タスクを書いたメモを見えるところに貼らない
タスクが溜まってくるとそれを忘れないようにするためにふせんにタスクを書いてパソコンの画面の視界に入る場所に貼っている人が良くいます。
Windowsのふせん機能を使ってデスクトップ上にタスクを一覧にしている人もいると思います。
私も一時期やっていましたが、ワーキングメモリーの消費を防ぐという考え方を知ってからすぐにやめました。
これまで書いてきた内容と同じですが、無意識に視界に入ると脳は勝手に反応してふせんの内容に意識を取られてしまうからです。
目の前の作業に集中できる環境を作る。
シングルタスクで目の前のタスクに集中して取り組むことを考えたら余計な情報が視界に入る環境は良くないのです。
タスクを処理する時の集中力を高めて作業のスピードを上げるというイメージですね。
このようにするとタスクの完了未完了がはっきりとして、さらに新しいタスクが溜まりにくい（認識されにくい）ので1日の達成感を得やすいというメリットもあります。
私はこういう工夫をするまでは「今日は何をやっていたのか」「何もやっていないのに1日が終わった」と思うことが多かったですが、1つ1つのタスクに集中して取り組むということを意識し始めてから「今日は色々やったー」と達成感を感じることができるようになりました。
お使いのスマホの通知は色々と設定してコントロールしている方が多いように思いますが、仕事の場合だとどうでしょうか。
「メールの通知をオフにする」というのはとても些細なことに感じられますが、私はとても大きな効果を感じましたし、ぜひお勧めしたい仕事効率化の方法です。
このタスク管理方法はマニャーナの法則というものを本で読んだことがきっかけで取り入れることができました。ご興味があればぜひこちらの記事もご覧ください。
https://out-of-antenna.biz/book/do-it-tomorrow現状を変えるために
現状を変えるには何か行動しなければなりません。
仕事に振り回されていると現状を変えるための行動が取れなくなってしまいがちです。
しかし、現状を変えるための行動が取れないと振り回されっぱなしで疲弊していくだけだと思います。
そういう意味で仕事効率化の方法を知ることはとても重要だと思います。
私がこれまで取り組んできた仕事効率化のための方法を今後もご紹介したいと考えています。
私もスーパーサラリーマンで誰もが驚く様な結果を出してきた訳ではありませんが、そんな私が実践し、効果を感じることなので多くの方の参考になるのではないかと思います。
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