定例の会議に向けて緊急ではないが重要な仕事を見つけて確実にやれ。【同僚にもやってほしい仕事効率化】
仕事に追われる。
常になんらかの締め切りが迫っていて、それに対応するだけで精一杯。
毎日余裕がないから何かを指示されるといらっとしてしまう。
そんなふうに過ごしている方、多いのではないでしょうか。
私もそんな日々を過ごしていました。
そんな時にあるポイントに注意して仕事を進めることで仕事に振り回されるという感覚が減っていきました。
毎月定期的に開催されている会議前に自分の部署の同僚や部下を見ていて、締め切りを意識して仕事していないなぁと感じることがとても多いと感じており、そのポイントを意識できていないんだろうなぁと思う機会が最近とても多いんです。
以前、緊急ではないが、重要な仕事に取り組む重要性について記事を書きましたが、今回は定例の会議に対応するためのより具体的な内容について書きたいと思います。
緊急度と重要度
緊急度と重要度を軸としたグラフは新入社員研修などで誰もが見たことがあるものではないでしょうか。
緊急度と重要度という観点で仕事を整理し、重要度が高く、緊急度も高い仕事から処理していく、という仕事の優先順位をつけるための考え方です。
緊急度が高く、重要度が高い仕事を処理するのは当たり前ですが、私は緊急度が低く、重要度が高い仕事をいかに効率的に進められるかが、仕事のできる、できないを決めると考えています。
これは「7つの習慣」という大ベストセラーのビジネス書にも書かれている考え方ですが、仕事の負荷が高まっていく中堅以上のサラリーマンには必須の考え方だと思います。
詳しい内容はこちらの記事にまとめていますが、この視点がないがために仕事に追われてしまっている人が多いように感じるんです。
https://out-of-antenna.biz/opinion/important-non-urgent-task第2領域が仕事の効率や質を高める
緊急度が高く、重要度も高い領域を第1領域、緊急度が低く、重要度が高い領域を第2領域と呼ぶこととします。
先程ご紹介した記事にも書いていますが、この第2領域がなぜ大切かというとそれは仕事自体の効率、質を高めるからです。
例えば、定期的に行われる会議がある場合、毎回報告内容を考えていたらかなりの時間がかかります。
もし、テンプレートが決まっていて、数字等を更新するだけであれば、会議の準備は格段に早くなります。数字に関する質問が来たときの対策に時間を使うことができます。
この「テンプレートを作る」作業が第2領域の仕事と言えると思います。
別の例でいうと、研究開発などは直接売り上げには結びつきませんが、将来の売り上げの種を作っているわけですから、まさしく第2領域の仕事です。
このように第2領域の仕事というのは仕事のアウトプットまでの速度と質を高めることにつながるのです。
定期報告の第2領域を考える。
それでは具体的に第2領域の仕事を見つけて、こなしていく方法について、私の実践している方法をご紹介したいと思います。
2週間から1ヶ月先の会議の予定と内容を確認する。
まず、この先2週間から1ヶ月先の予定を確認し、定期的に行われている会議を確認します。
定期的な会議はあるが日程がわからないということがあれば、事前に確認しておきましょう。具体的な日にちを把握しているかどうかも重要です。
定期的なものでなくても個別の会議も確認しておきましょう。
会社全体のレベルからチーム内の打ち合わせも含めてしっかりと見ておきます。
チーム内の打ち合わせでは特に準備することはないかもしれませんが、どういった内容なのか、本当に何も準備することがないのかを考えるようにしましょう。
実際に何も準備することがなかったとしても、そういうことを考えておくだけで打ち合わせの質がぐんと上がります。
自分が実際に報告するのか、だけではなく、自分の部署の人が報告するのか、上司が報告するのか、というところも確認しておきます。
特に上司が報告するという会議はとても重要で、上司が報告資料を作るためにいろんなデータを要求される可能性が高いからです。
会議の有無、日程を確認したら、次にテーマを確認し、自分に関係しそうなことがあるのかを確認します。
報告する内容は何で、どういった目的でそれが報告されるのかを知っておく必要があります。
会議のアジェンダなどがあるのであればそれを手に入れるのが手っ取り早いでしょう。
その定例会に毎月出ているのであればどういった方向性で報告すればいいのかわかると思いますが、とくにそういう会議に出ていなければ、その辺りが判断できないと思うのでアジェンダに関係しそうな項目があるのであれば、上司やわかりそうな人に確認しておくようにしましょう。
このような確認をしっかりと行えるかどうかも仕事を効率良くこなせるのかどうかにもつながります。
指示されそう、指摘されそうなことを想像する。
会議の内容まで確認できたら、報告する際に指摘されそうなことを想像します。
この想像は経験がないとかなり難しいところではありますが、最低でも自分で想像できる範囲で想像しておきましょう。
私の場合は、誰が会議に参加するのか、その人たちがどういったことを知りたがっているのかを考えながら想像するようにしています。
当然、そのテーマに関するこれまでの流れが頭に入っていて、その人たちがどういうことを気にしているのかを知っていないといけないですが、そういう情報も日々の会話、メールなどから日々想像するようにしています。
うまく想像できなければ想像していそうな人に聞いてみるのが良いでしょう。
先程も書きましたが、こういうことをしっかりと確認しに行けるかどうかは仕事の効率にとても大きく影響してくるポイントだと思うので、誰がそういうことを考えていそうかは日々観察しながら見当をつけておきましょう。
その対策を考え、対策に準備するのに必要な作業を実行できるレベルまで分解する。
ある程度、質問されそうなことが想像できたら、その指摘に対する答えを考えます。
その答えを考える際にその答えを準備するための作業も一緒に出てくると思います。
例えば、商品Aと商品Bの売り上げを比較するグラフがあって、商品Aの方が売り上げが低かったとします。
そうするとなぜ商品Aの方が売り上げが低いのか、という話になるはずですから、その答えを事前に考えておく必要があります。
この時点ではその明確な答えがわからないかもしれませんが、売り上げに関するデータを細かくみないといけないな、と考えると思います。
そうなった時に「売り上げに関するデータを分析する」というタスクがでてきます 。
ここではさらに踏み込んで「どういったデータなのか」、「そのデータをどこから持ってくるのか」、「どういった視点で分析するのか」ということも考え、例えば、そのデータは誰かにお願いして抽出してもらう必要があるものであれば「〇〇さんにデータの抽出を依頼する」ところまで必要な作業を分解していきます。
必要なタスクを考えても、そのタスクの最初の一歩がわからなかったらそのタスクを後回しにしてしまいます。
最初の一歩が明確になるところまでタスクを分解しましょう。
その作業をスケジュールに組み込む。
作業が明確なタスクまで分解できたら、日々のスケジュールの中に組み込みます。
もし、毎日ToDoリストを作っているとしたら、その中に書くのが良いと思いますし、付箋でタスクを管理しているのであれば、その中に書いていきましょう。
大切なのは明確になったタスクを先延ばしせずに毎日少しずつ処理していくということです。
この時点では緊急な仕事ではないわけですから意識して処理するようにしないと後回しにしてしまいます。
日々のタスク管理の中に組み込むことで後回しのしてしまうことを防ぎます。
毎日緊急の仕事が多くて困ってる、という方は1日の始まりの30分だけでも今回整理したタスクに使うようにしましょう。
私の経験上、1番誰にも邪魔されず、スムーズに作業できるのが業務開始時だったからです。
メールを見始めてしまうといつもの緊急の仕事に意識を持ってかれてしまうのでメールソフトの自動更新をオフにして未読メールを見ないようにする工夫なんかもしていました。
先延ばししないという意識が必要
第2領域の仕事をこなしていく上で特に重要な意識が「先延ばしにしない」ということです。
先程も書きましたが、緊急な仕事でないと後回しにしてしまう人が多いのではないかと思います。
先延ばしにしないためにタスクは最初の一歩が明確なレベルまで分解する必要があると思いますし、いつまでの作業を完了させなければいけないのかということも明確にしておかなければいけません。
今回の場合は定期的に行われる会議を対象にしていますのでいつまでに完了させなければいけないのかは明確ですが、後はそのためのタスクを会議前までにそれぞれいつまでに終わらせなければいけないのかもしっかりとスケジューリングします。
また、このタスクとスケジュールを明確にしていく作業はある程度の時間が必要です。
私の場合は毎週日曜日に関わっている全てのプロジェクトを整理、その週に行わなければいけない作業を整理する時間を作っています。
月に1回ではなく、週に1回が良いと思いますが、このような準備のための時間を確保することも先延ばし防止につながることだと思います。
毎週のタスクの整理に関してはこちらの記事でまとめていますのでぜひ合わせてご覧ください。
以上です。
最近、特に自分の部下の先延ばしを目にする機会が多かったので、このような記事を書いてみました。
先延ばしにしてしまうのは第2領域の重要性を理解できていないからなのではないかと思います。
第2領域の仕事を意識するだけで仕事のやり方も変わってくると思うので、ぜひ一度第2領域という観点で仕事を整理してみていただけたらと思います。
現状を変えるために
現状を変えるには何か行動しなければなりません。
仕事に振り回されていると現状を変えるための行動が取れなくなってしまいがちです。
しかし、現状を変えるための行動が取れないと振り回されっぱなしで疲弊していくだけだと思います。
そういう意味で仕事効率化の方法を知ることはとても重要だと思います。
私がこれまで取り組んできた仕事効率化のための方法を今後もご紹介したいと考えています。
私もスーパーサラリーマンで誰もが驚く様な結果を出してきた訳ではありませんが、そんな私が実践し、効果を感じることなので多くの方の参考になるのではないかと思います。
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