仕事が終わらないと不安なら“最終形“を明確にしよう!【私の仕事効率化】

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仕事が溜まる一方で全然終わらない!

仕事が終わらないから怒られそうで不安だ・・・・。

そう感じている方は多いのではないでしょうか。

私も仕事に追われて、ストレスを感じ、労働時間ばかり延びてしまうという時期がありました。

タスクがどんどん溜まっていくと頭から仕事のことが離れずに常に不安な気持ちになり、精神的に参ってしまうということもあると思います。

この記事ではこういう問題に取り組む中で有効だと思った方法をご紹介したいと思います。

この記事が仕事を減らすきっかけになると思います!

とにかく激務だった海外勤務時代

私は5年ほど中国で仕事をしていました。

日本企業の海外拠点に派遣されて働いていたのですが、これがまた仕事が多かったんです。

一人でカバーする仕事の範囲が広いことが原因ですが、まさに中間管理職といった形で仕事が上から降ってきて、下からも上がってくるという恐ろしい状態でした。

毎日8時9時まで仕事をして休日も自宅で資料作りといった感じで過ごしていました。

この記事のタイトルにあるように仕事がどんどん溜まって、毎日締切状態で仕事のことが頭から離れないといった状況でした。

そういう状況の中でこれから書く内容を実践したところ、仕事がスムーズに回り始めました。

ここからはその方法について解説していきたいと思います。

仕事が終わらない理由と対策

そもそもなぜ仕事が終わらないという状態になってしまうのでしょうか。

私は単純に以下の2つの理由からだと思います。

  1. 仕事の数が多い
  2. 1つの仕事をこなすスピードが遅い

サラリーマンの場合、基本的には仕事は上司から降ってくるものです。

上司から日々指示が飛んでくると思いますが、その指示が多ければ仕事が多くなります。

仕事を受けても次の仕事が来るまでに、その仕事をすぐに処理できれば、仕事は溜まっていきません。

つまり、仕事の数が少なくなり、一つの仕事をこなすスピードが速くなれば仕事が終わらないと不安になる必要もなくなるということになります。

言葉にすると簡単ですが、実際に行うのは難しいです。ですので一つ一つ対策を打っていく必要があるでしょう。

仕事の数については他人から与えられる場合が多く、自分だけではどうしようもないものでしたので、まずは自分の仕事をこなすスピードを上げていく、というのが自分の努力でなんとかできるので対応しやすいと思います。

どういう形をどうやって作るのかが明確かどうか

では仕事のスピードが上がらないのはどうしてなのでしょうか。

私は以下の2つが原因ではないかと思います

  1. 求められたことに対して、何をどうすればいいのかはっきりしないため、後回しにする(着手が遅くなる)
  2. まとめたものを提出したら色々な部分を修正するように言われる

例えば、上司から「今月の売り上げをまとめといて」と言われたとします。

総額だけグラフにすればいいのか、販売チャネルごとに分けた方がいいのか、前年比は必要か、今後の売り上げ予測などは必要ないか、などこの一つの指示に対してやった方が良いことがたくさん出てくると思います。

そうなると何から手をつければいいのかわからず、この仕事に対する心理的ハードルが高くなるので後回しにしてしまい、着手が遅れ、仕事が溜まっていってしまいます。

また、自分なりにわかりやすいようにまとめ方を考えて資料を作成し、提出しても、例えば、商品別にまとめてくれ、売上原価も追加してくれ、ここは面グラフの方が良い、文字をもっと大きくしろ、色はこれがいい、グラフの位置はもっと右、などなど修正を指示されることが多くあります。

指示を受けてから提出するまでをすごく速かったとしてもやり直しを指示されてしまえば、その分また時間がかかってしまいます。

修正されないものを後回しにせず、着手するということが大事になってくるということですが、次の問題はそれをどのように実現するか、です。

最終形を共有する方法

一つの方法は「最終形を明確にしておく」ということになると思います。

本のタイトルを忘れてしまったのですが、あるビジネス書の中でとても驚く話が書かれていました。

仕事効率化に関する本で主人公が効率化に関わるセミナーに参加しており、その中のグループワークの課題で上司から資料を作るように指示されて、その資料をどのように作るかという課題が出されました。

セミナー参加者は各々わかりやすく、質の良い資料を作るために、グラフの形を工夫して制限時間を超えるくらい時間をかけて手の込んだ資料を作成していました。

作業時間が終わり、正解発表となり、その上司が頭に想像していた資料がどういうものだったのかが、発表されました。

その資料というのが一つグラフを書いて、説明文が少しあるようなとてもシンプルな資料だったのです。

上司からの指示を受けて、たくさん考えて、かなりの手間をかけたのに、上司からしたら非常にシンプルな資料さえ作ってもらえればこの仕事は完了だったのです。

いかがでしょうか。いや、最初に言っといてよ、と思われるかもしれませんが、まさにそういう部分が足りていないから何から手をつければいいのかわからないし、やり直しも指示されてしまうのではないでしょうか。

つまり、最終的にどのような形にするべきなのか明確にしておくことが非常に重要ということです。

最終形がわかっていれば、やることも明確になるのですぐにその仕事に着手することができますし、最終形の合意が取れていればやり直しもほとんど発生しないはずです。

ラフな絵を書いてイメージを共有

最終地点を明確にするために、仕事を指示、依頼された時にイメージを絵に書いて共有するようにしましょう。

パワーポイントであればA4コピー用紙の裏などでどのようなグラフをどこに配置し、どのような文章を書くのか大まかに書きましょう。

上司から指示をされたのであれば、さっとA4の紙を出して、こういう感じですか?と書いてみせる。

できないものはできないと伝えておく

パワーポイントのイメージを書いて共有したとしても、そもそもデータがなくて求められるグラフを作れないかもしれません。

そういう場合は、データがないのでできません。とはっきりいうべきです。

イメージが共有できても作れなければどうしようもありません。

締め切りを意識する

その指示された仕事がいつ頃までに必要なのかも意識する必要があります。

先ほどの資料の話でもそうですが、今すぐは作れなくても時間をかければ作れるという場合もあるかもしれません。

しかし、締め切りまでの時間で作ることができないのであれば問題です。

締め切りまで残された時間ではどこまでの質のものを目指すべきなのか。そういう質を作業を開始する前に上司と共有しておけば、迷いなく作業を進められます。

部下に指示する時も同じ

ここまで仕事を上司から指示された場合を想定して書いてきました。

しかし、これは部下に仕事を指示するときも同じです。

私も部下に指示するときに以上の点を意識して、指示をしていました。

具体的にはA4用紙を持っていって作って欲しい資料のイメージを絵に書きながら、締め切りまでの時間でどこまで作れそうか、そういう話をしながら指示をしました。

中間管理職も上から仕事がたくさん降ってきて(仕事が終わらない原因1の仕事が多い状態)、仕事がどんどん溜まっていく状態です。

部下がいる人の場合、仕事を減らす手段として部下に振るという手もあります。

しかし、部下に振る際に曖昧な指示をしてしまうと部下の方で仕事を溜め込んでしまい、結局仕事が終わらず、自分の部署が抱える仕事が増えるだけという問題の本質を解決できない状態になってしまいます。

仕事を他人に振ることが仕事を処理することではありません。

そのほかにも仕事のスピードを上げるアイディア

仕事を速く終わらせるために私が工夫してきたことをまとめています。

ちょっとしたことですが、お役に立てると思いますので、ぜひ合わせてご覧ください。

仕事の量を減らすアイディア

仕事の量自体を減らす方法は組織全体で取り組んでいかないといけないものだと思います。

個人でできることも多くはありませんが、仕事の取り組み方法としては以下の方法が良いと、私は考えています。

現状を変えるために

現状を変えるには何か行動しなければなりません。

仕事に振り回されていると現状を変えるための行動が取れなくなってしまいがちです。

しかし、現状を変えるための行動が取れないと振り回されっぱなしで疲弊していくだけだと思います。

そういう意味で仕事効率化の方法を知ることはとても重要だと思います。

私がこれまで取り組んできた仕事効率化のための方法を今後もご紹介したいと考えています。

私もスーパーサラリーマンで誰もが驚く様な結果を出してきた訳ではありませんが、そんな私が実践し、効果を感じることなので多くの方の参考になるのではないかと思います。

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